【标准化小知识】标准化文件的要素

发布：中祥认证

2023-03-07

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认识标准化文件—文件的要素

中祥认证介绍，从标准化文件结构来看，可以按照各部分内容的功能将其划分为相对独立的单元，这些单元就叫做要素。要素搭建起了标准化文件结构的基本框架。

（1）按照要素所起的作用可将要素分为规范性要素和资料性要素：

1）规范性要素：界定文件范围或设定条款的要素。

范围：界定文件的标准化对象和所覆盖的各个方面，并指明文件的适用界限。

条款：在文件中表达应用该文件需要遵守、符合、理解或作出选择的表述。

2）资料性要素：有助于文件的理解或使用的附加信息的要素。

注：规范性要素和资料性要素的区别是，前者与“条款”有关，后者与“附加信息”有关。要注意理解和区分条款和附加信息的内涵。

（2）按照要素存在的状态划分可将要素分为必备要素、可选要素：

1) 必备要素：是指在文件中必不可少的要素。

2) 可选要素：是指在文件中存在与否取决于起草特定文件的具体需要的要素。

要素是由条款和附加信息构成的，有条文、图、表、数学公式、附录、引用或提示等多种表达形式。

1）条款：在文件中表达应用该文件需要遵守、理解或作出选择的表达。根据条款表达的功能可将其分为要求、指示、推荐、允许、陈述性条款五种类型。

要求型条款：表达声明符合该文件需要满足的客观可证实的准则。

指示型条款：表达需要履行的行动的条款。

推荐型条款：表达建议或指导的条款。

允许型条款：表达同意或许可（或有条件）去做某事的条款。

陈述型条款：阐述事实或表达信息的条款。

2）附加信息：有助于文件的理解或使用的信息。

要素的通常表述形式有条文、图、表、数学公式、附录、引用或提示等。下表界定了文件中要素的类别及其构成，给出了要素允许的表述形式。

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